市役所の仕事が覚えられない！難しい？１年目の対策方法を元市役所職員が解説！

市役所に入庁、就職したけれど、仕事が難しい！何から覚えたらいいか分からない…

１年目で、そんな不安を持っている人も多いのではないでしょうか。

実務の研修はしてもらえないことが多く、いきなり配属先の席に着くのは怖いですよね。

今回は、そんな「何から覚えたらいいか分からない」というかたに、元市役所職員が対策方法を紹介します。

大前提は、職場の人に聞く

仕事は職場の人に教えてもらうもの

まず、大前提として、仕事は職場の人に教えてもらうようにしましょう。

この記事は、それを基本としたうえでのアドバイスということを忘れないでくださいね。

職場の人は、「分からないことがあったらいつでも聞いてね」と接してくれるでしょう。

分からないことは自分から聞こう

ただ、どんなに優しい人でも、時間や余裕がないときは気配りができないこともあります。
１から１０まですべてを教えるのは難しいかもしれません。

相手に悪気がなくても、あなたが困っていることに気付かないかもしれません。

まずは、分からないことがあれば積極的に声をあげるようにしましょう。
困っていると気付いてもらう努力は、できれば自分からしましょう。

これが基本であり、最優先にしてほしいことです。

この気持ちも、ものすごくわかります。

それでは、最初にとりかかりやすい勉強法を紹介します。

住民向けの案内を読み込んでみよう

あなたがきちんと制度の勉強をするには、法律と規則、例規などを読む必要があります。

しかし、初めのうちは「この業務は〇〇法第〇条〇項にのっとって行われている」という、この情報源にたどり着くことすら難しいです。

初めての仕事なのだから、分からないのは当たり前です。安心してくださいね！

では、どうすればよいのか。
私の結論は、住民向けの案内（チラシやパンフレット）から手に取ってみることがおすすめです。

案内は初心者でもわかるように作られている

住民向けに作られた案内とは、その制度を詳しく知らない人向け＝初心者にもぴったりの内容になっています。

まずどの案内から読むといいか、先輩に聞いてみましょう。
あなたの業務に合うものを教えてもらえるでしょう。

そして、それを読み込んでみてください。

そうすれば、「〇〇制度」や「〇〇徴収」など、聞きなれない単語に出会えます。

あとはその単語を調べてみれば、業務内容を知る取っ掛かりが見えてきます。

すぐに実践に生かせる

案内の資料を読み込むことは、実践につながりやすいです。

住民からの問い合わせで、

と言われたときに、ピンとくるようになります。

自分なりに整理して手元に置いておくと、問い合わせの際にパッと確認できておすすめです。

さらに、案内ごとの担当者を職場の人に確認しておくのも良いでしょう。

担当業務の目的や意図が見えてくる

例えば、実務作業の手順を教えてもらっても、これが何の作業かイメージができないという場合もあるでしょう。

このような説明を受けて、まずは手を動かせるようになっても、これは手順を理解しただけです。

なんのために、どのタイミングでそれをしないといけないのかは、担当者として制度を理解しないとイメージが掴みにくいでしょう。

ある程度制度の理解ができれば、理由をもって作業ができるようになり、ミスも防げるようになります。

業者が発行しているものも参考にしよう

住民向けのパンフレットが分かりやすい

住民向けの案内資料については、各自治体が作成したチラシのほかに、専門業者が作成したパンフレットなどもあります。

これを参考にするのも、導入としておすすめです。

もし職場に置いていない場合、その実物を取り寄せるのは難しいと思いますので…

※内容が重複するものもありますが、ご了承ください。
記載内容はあくまで参考です。詳細は、あなたの自治体の資料を確認してくださいね。

●市民課
マイナンバーガイドブック　安芸高田市

●税務課
令和４年度版　暮らしの税情報　国税庁

●こども支援課
佐倉市子育て支援ガイドブック　佐倉市

●保険年金課
わたしたちの国保　新潟市

●介護保険課
わたしたちの介護保険　呉市

介護保険料のしおり　薩摩川内市

●障がい福祉課
みんなで支える障がい者の自立（障害者総合支援法パンフ）　郡山市

●高齢福祉課
高齢者福祉のしおり　薩摩川内市

※見つかったもののみの掲載しています。あくまで参考としていただければ幸いです。

また、「このページの内容を担当しているのは〇〇さん」と、所属内の業務分担を把握できればバッチリです。

制度の情報は常に新しくなるため、年度が変われば検索をし直してみてくださいね。

おすすめの参考書を教えてもらう

初心者向けの本や分かりやすい本は、ぜひ職場の先輩に聞いてみましょう。

公務員向けの書籍は、初心者向けのガイドブックからマニアックものまで、種類が豊富です。

ぎょうせい

第一法規

学陽書房

有斐閣

先輩に聞いたら、もっと奥深いおすすめ本を紹介してもらえるかも？

コミュニケーションの１つとして、ぜひ聞いてみてほしいです。

それでは、次に明日からでも実践できるテクニックを説明します。

仕事を早く覚えるためには、信頼を築こう

まずは「仕事は職場の人に教えてもらう」ことが大前提です。

正直、ここまで私が伝えたことなんて、他の市役所で働いた経験がある１人の意見に過ぎません。

また、図解 公務員1年目の仕事術などの本も、参考にはなるものの 結局「一般論」しか書かれていません。

この本には、１年目でいきなり「業務の改善点まで考えよう」と書いてありますが、

それは業務ができるようになった次のステップです。焦らなくて大丈夫。

それよりも、あなたははその自治体で働くのだから、仕事はその職場の人に聞けるようになりましょう。

そのためには、職場の人と良い人間関係を築くことが一番大切です。

このような姿勢から気を付けてみて、信頼を得ていきましょう。

そうすれば、困ったときに助けてくれる相手が増えていくものです。

初めは仕事ができなくて当たり前で、何でも教えてもらえるのは１年目の特権です！

どんどん聞いて、確認して、積極的にコミュニケーションをとってみてください。

ちなみに、自己啓発という点では、例に挙げた本より公務員1年目の教科書がおすすめです。

中堅になるまでに参考にしたい本は、どんな部署でも必ず役立つ 公務員の読み書きそろばんがおすすめです。

実務の具体的なアドバイス

聞くときは必ずメモを取ろう

一度は誰でも教えてくれるが、二度目以降に同じことを聞くのはできれば避けたいですよね。

そのために、必ずメモを取りましょう。誰かに呼ばれたら、体とメモとペンはセットです。

そして、２回同じことを聞くとしても、メモをもっていきましょう。

聞きたいことは同じでも、

「教えてもらったことのここまでは理解できた、この次から分からなくなった」

と説明できれば、相手も気持ちよくアドバイスができるものです。

知っていることは、ひけらかさない

自分で仕事の勉強をすることは大切ですが、

好意で仕事のことを教えてくれる人に「それ、もう知っています！」と言うのは、なるべく控えましょう。

あなたは相手に認められたかったり、気を遣っているだけかもしれませんが、相手からすれば

と、あえて距離を置かれるかもしれません。これはもったいないですよ！

まずは相手の説明を、ひと通り聞いてみてください。

なお、一般常識（2023年は令和５年 など）を「知っている」というのは別ですよ。

ここで言いたいのは、あなたより長く仕事をしている人に対して、仕事のことを「知っている」と言うのは、賢明ではないということです。

せっかくアピールするなら、次の点をおさらいしてみてください。

聞く相手も考えよう

聞きたいことが、前任者でないと分からない「担当業務」なのかを、あなたなりに考えてみましょう。

郵便物を出す、備品を探すといった庶務は、会計年度任用職員さん（以前は非常勤とかパートと呼ばれていた人）の方が詳しいこともあります。

ただし、あくまでちょっとした庶務を聞く場合に限ります。

「自分の判断で勝手に作業を進める」というのは違いますので、担当業務はきちんと前任に確認しましょう。

自分の仕事を、いつか誰かに引継ぐことも意識しよう

仕事を始めたばかりで大変とは思いますが、あなたの仕事はいずれ誰かに引き継ぐものだと、意識しておきましょう。

４月の業務なんてバタバタ過ぎ去って、それを１年後に思い出すのは難しいでしょう。

決裁文書として確実に資料が残るものはいいですが、細かいものはこぼれ落ちてしまします。

できれば後任（来年の新規採用職員かもしれません）に負担をかけたくないですよね。

そのためには、ToDoリストを作っても、作業完了と共に消さないでください。

些細なことでも「やったことメモ」に移して、できれば完了日も記録しておきましょう！

面倒であれば、卓上カレンダーなどにタスクの締め日、完了日を書き込んで、そのまま見返すのもおすすめですよ♪

リフレッシュも大切

このページにたどり着いて、かつここまで読んでくださったあなたは、きちんと仕事に向き合おうと努力されている方です。

私が新人のころは、その日に教わったことはその日にまとめていましたが、そのあとは今のあなたのように情報収集までしていませんでした…

きっと十分お仕事頑張っているでしょう。お疲れさまです。

心のどこかに、「仕事から帰ったら好きなことをするぞ！」という余裕も持っておいてくださいね。

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さいごに

いかがだったでしょうか。

はじめは慣れない環境で大変だと思いますが、このページが参考になれば幸いです。

明日からでもできるポイントを、もう一度おさらいします。

みなさんが気持ちよくスタートを切れますように！

仕事のオン・オフを上手に切り替えて、お仕事頑張ってくださいね。