【電話メモのコツ】電話のメモが取れない・汚い・間に合わない・追いつかない…そんな悩みを解決する方法はこれだ！

電話を取るのが苦手…という人は多いですよね。

私もデスクワークを５年以上しておりますが、はじめは本っ当に取るのが下手で
勢いで受話器を上げた後にあたふたしていました。

そんな私が電話に慣れるまでにやったこと・買ったものが今でも実践で生きているので、今回はその経験を記事にしました！

ちなみにこんなグッズを紹介します！
「なぜ名刺スタンド？」などと思った方はぜひ最後までご覧ください♪

電話のメモでつまづくポイント

まず、電話が苦手な人の悩みで挙がるのが

といった点です。ひとつずつ紹介します。

電話が聞き取れない・メモが取れない

初めにつまずくのがこれですよね。
正直、仕事に慣れないうちは「何が聞き取れないのか」すら分からない。
専門用語とか、略語とか、ピンとこないこともありますよね。

仕事を始めたばかりのうちは、電話の内容を完全に理解するのはほぼ不可能です。慣れの問題。
かといって、メモが取れないわけにはいかない…。

まずは、カタカナでもいいので、聞こえたことはメモに書いてみましょう。
ここでキレイに書こうとはしなくてもいいです。（理由は後述します）

なんとなく聞き取るだけでも、周りの人がくみ取ってくれることもあります。
その情報が伝わるようにメモを取るのが最初のステップです。

メモが追いつかない

これはいくつか想定されるパターンがあります。

• きれいな文字で書こうとしている
• 会話のすべてをメモしようとしている

まず、きれいな字でメモをとらなくても大丈夫です。自分が読めたらいいです。
後ほどおすすめグッズを紹介しますが、「きれいに仕上げるツール」に頼りましょう。

メモする内容は、「誰が」「いつ」「誰に」「何をしてほしい」といった部分を捉えられたらOKです。
はじめは電話の内容がうまくつかめず、パニックになるかもしれませんが、
「これだけでも聞き取るぞ」というポイントを意識してみてください。

メモが間に合わない

このような方の中には、上記の「メモが取れない」電話のテクニックの前に
電話を取った時点でメモの準備ができていないという可能性もあります。

電話が鳴った！誰よりも先に取らないと！！
→とりあえず受話器を取る
→メモを準備してるうちに、はじめの部分をメモしそびれる
→焦ってさらにメモが追いつかない

…なんてことはありませんか？

これを解決する方法は、とにかく「すぐに手に取れるところにメモ紙をスタンバイしておく」ということです。

メモ紙を常に用意しておく

と、いうわけでメモパッドなどを用意するとします。百均ショップなどにもありますね。

もしくは、コピー用紙の裏紙などをメモ用紙にする方もいるでしょう。
このように、クリップで挟んだとします。

しかし、このようなアイテムの場合、用意していても、うっかりその上に資料や書類を広げてしまうこともあります。

ファイルをめくっていたり、資料を確認しているときに急に電話を取ると

みたいなことになりかねません。

そのため、メモ紙は立たせて用意しておくのがおすすめです！

また、メモをクリップで挟むと、いちいちクリップを外さないと取れないのが難点です。

スタンドであれば、１枚ずつ取り出せるので、クリップよりも便利です。

A7サイズの理想のメモスタンドは「名刺スタンド」だ！

「え？メモスタンドを探せよ」と思った方に、まずは検索結果を見ていただきましょう。

Amazonで「メモスタンド」を検索すると、おすすめにこのような商品があがってきます。
（下線部分をクリックすると実際に検索できます。）

さすがのAmazonさんでもこちらの意図はくみ取れなかった…！

「メモスタンド」というキーワードで検索すると、メモ紙をちょうどいい感じに立たせるアイテムが見つかりにくいんですよね…

そこで私が行きついたのは名刺スタンドを代用するという方法です。

私は、A4のコピー用紙の裏紙（もちろん、個人情報とかの記載がないもの）を８等分に切って使っていたので、その前提でお話しさせていただきます。

A4サイズの８等分（A4の半分の半分の半分）は、A7サイズといいます。
赤色の部分のサイズです。

ここで、A7サイズと名刺サイズを比較してみます。

A7サイズ：74×105mm
名刺サイズ：55×91mm

A7サイズは名刺より少し幅が広いことがわかります。

そのため、名刺スタンドの中でも両端がないものを探しましょう！

おすすめのアイテムはこちら！

これなら１枚ずつ取り出せますね！

私が使っている名刺スタンドは廃盤になっていたのですが、ほぼ同じようなかんじです。

ナチュラルなデザインが好きな方は、木製のものもおすすめです。

＼こちらから好きなデザインを探せます／

ちなみに、ダイソーでも探してみたのですが、名刺スタンド自体があまり無いそうでした。（2023.03時点）

近いものとして、アクリルボックスが一体化しているスタンドをおすすめしてもらいました。

A7サイズを立てるとこんなかんじです。後ろにペンもセットしたい方にはピッタリですね。

ちなみに、ダイソーにアクリルスタンドはあったため，購入してみました。

メモ紙を置いてみましたが、枚数が増えるとはみ出そうですね。やはり名刺スタンドのほうが向いています。

字が汚くなるならテンプレートを使おう

先述したとおり、はじめは字が汚くなっても仕方ないと思います。

慣れていない仕事の会話で、内容を記録できただけでも十分すごいです。

ただ、メモをそのまま上司に渡すのが恥ずかしい場合は、電話メモのテンプレートを活用しましょう。

裏紙にプリントアウトしてしまうのです。

これなら記入する箇所も少なく済み、わかりやすくまとめられます。

上司が席外しのときはとりあえずデスクに置いて、戻ってきたら口頭で簡単に説明することもできます。

慣れてきたら、このメモに直接書き込んでもよいでしょう。

ちなみに、このテンプレートはA4サイズの４等分（半分の半分）で、A6サイズといいます。

ここまで読んでいただいた方は、次の流れがもうお分かりですね。スタンドを探しましょう。

A6サイズの理想のメモスタンドは「はがきスタンド」だ！

先ほど同様、A6のメモスタンドも簡単には見つかりません。

そこで代用するのがはがきスタンドです。

A6サイズとはがきサイズを比較してみます。

A6サイズ：148×105mm
はがきサイズ：148×100mm

A6サイズはハガキより5mmほど幅が大きいのですが、ほぼ同じサイズなので、ほとんど代用できるでしょう。

実際にメモをいれるとこんな感じです。ピッタリ！

そしてスッと取り出せます…！

百円均一ショップでは、ダイソー、セリアやキャンドゥでも売っているようです。
（※販売状況は公式HPや店舗にてご確認ください。）

＼こちらから好きなデザインを探せます／

まとめ

ここまでのポイントをおさらいすると、次のとおりです。

アイテムに頼って、このような点から変えてみてはいかがでしょうか。

ちなみに、合わせてペンも用意するなら、書き心地バツグンのジェットストリームがおすすめです。

いかがだったでしょうか。

電話を取るのが苦手な方へ、この記事が少しでも力になればうれしいです。

ちなみに、デスクワークで使えるおすすめグッズは、こちらのページを参考にしてみてください。